Новые требования к перевозочным документам могут затронуть до 95% российского бизнеса

Изменения документооборота для участников грузоперевозок могут затронуть до 95% бизнеса в России, говорится в исследовании аналитиков сервиса «Транспортный ЭДО» Точка Банка, с которым ознакомился Forbes. С 1 сентября 2026 года участники грузоперевозок должны будут перейти на электронные перевозочные документы (ЭПД) — бумажные перестанут иметь юридическую силу. К таким документам относятся, например, транспортные накладные, заказы и заявки на перевозку, экспедиторские документы и т.д. 
Переход на ЭПД обязателен не только для логистов, но и для тех, кто отправляет и принимает грузы. Теоретически это касается почти каждого предприятия в стране — порядка 3000 кодов Общероссийского классификатора видов экономической деятельности (ОКВЭД). Всего 6,5% из них грузоперевозчики, остальные 88,5% — грузоотправители или грузоприниматели, одновременно в категории «грузоотправитель» и «грузополучатель» попадает 43% бизнеса, отмечают аналитики. 
На практике сегодня с грузоперевозками точно связана примерно треть компаний — 31% предприятий хотя бы раз оплачивал грузоперевозки в прошлом году, подсчитали в Точка Банке. Чаще всего к грузоперевозчикам обращались селлеры, строители и оптовики, именно такие компании первыми столкнутся с необходимостью перестраивать процессы, говорится в исследовании. Переход на ЭПД повлечет за собой расходы на внедрение системы и обучение сотрудников, а также изменение привычного формата работы, считают в Точка Банке.
Обязательный переход на электронные перевозочные документы — не узкая мера для транспортных компаний, а системное изменение для значительной части бизнеса, согласен член генерального совета «Деловой России», член совета директоров, директор по стратегическому развитию ГК «ТСД» Александр Таскаев. Под влияние попадают не только перевозчики, но и грузоотправители, грузополучатели, экспедиторы — фактически все компании, которые регулярно работают с поставками, отгрузками и логистикой. «Поэтому оценка о потенциально очень широком охвате выглядит реалистично, сильнее всего изменения почувствуют дистрибуция, оптовая торговля, строительство, производство и e-commerce», — говорит он.
По оценке партнера, руководителя группы по оказанию услуг в области закупок и цепочек поставок Kept Константина Рыбакова, примерно 70-80% российских компаний должны перейти на электронный документооборот в перевозках. Партнер, лидер практики цифровизации учета и документооборота ДРТ Анна Климова отмечает, что мера «затронет все 100% бизнеса, учитывая, что все хотя бы раз в год, но принимают товар, доставляемый транспортной или транспортно-экспедиционной компанией». Но все же наиболее реалистична, по мнению партнера Б1 Натальи Хобраковой, оценка о трети компаний, уже подпадающих под изменения — она действительно соответствует текущей практике.
Внедрение электронных перевозочных документов потребует адаптации всей отрасли розничной торговли, говорит председатель Ассоциации компаний омниканальной розничной торговли (АКОРТ) Станислав Богданов. Крупные торговые сети — это одновременно и грузоперевозчики, и грузоотправители, и грузополучатели и в этом смысле изменения затронут логистику всей товаропроводящей цепочки. В самом процессе перехода много нюансов, которые важно проработать заранее, в частности, взаимодействие с физическими лицами и индивидуальными предпринимателями, а также различный уровень цифровой готовности компаний в регионах. АКОРТ участвует в обсуждении этой темы с органами власти и открыт к диалогу со всеми участниками рынка, говорит он. В ассоциации рассчитывают, что «внедрение меры пройдет максимально плавно с учетом реальной готовности бизнеса», добавил Богданов.
Новые правила должны способствовать обелению бизнеса в сфере грузоперевозок: сейчас на этом рынке достаточно много схем уклонения от налогов, отмечает ведущий эксперт «Актион Бухгалтерия» (входит в группу «Актион») Ольга Солдатова. Кроме того, такая цифровизация позволяет в два раза ускорить оформление документов, а также на 50% сократить долю связанных с бумажным ЭДО рутинных операций, отмечает руководитель управления транспортной логистики ПЭК Виктор Калинин. Переход при этом требует усилий по цифровой трансформации и он стоит денег, говорит Анна Климова. Но эта трансформация со временем может дать неплохие позитивные эффекты для бизнеса, считает эксперт. 
Стоимость перехода на электронный документооборот зависит от формата подключения и объема обрабатываемых документов, говорит Виктор Калинин. Например, по его словам, для крупной логистической компании, приобретающей лицензию на программное решение и выполняющей от 20 рейсов в день, переход обойдется в среднем в 300 000 рублей. Для небольшого бизнеса стоимость подключения при годовом объеме до 600 документов составит 3000–4000 рублей, тарифы операторов — 5000-7000 рублей за документ, рассказывает председатель координационного совета АНО «Центр защиты бизнеса» Екатерина Авдеева. Однако затраты на оборудование (например, планшеты для водителей), программное обеспечение и обучение сотрудников могут быть существенно выше, предупреждает она. По оценкам Б1, «такие расходы вряд ли носят критический характер для большинства компаний, но могут стать ощутимой нагрузкой для малого бизнеса и ИП», добавила Наталья Хобракова. 
Тем не менее возможны сложности на первом этапе применения электронных транспортных накладных, например, в связи с отсутствием мобильного интернета в точках погрузки или разгрузки, говорит Константин Рыбаков из Kept. Это может привести к невозможности прогрузки статусов транспортных накладных в онлайн-режиме. При этом многие компании сейчас меняют договоры с компаниями-перевозчиками, включая туда жесткие штрафы за неподписание электронных накладных в течение двух-трех часов, подчеркнул он.
 В целом бизнесу, у которого нет опыта работы с электронным документооборотом, уже сейчас критически важно начать подготовку к переходу, подчеркивает Наталья Хобракова из Б1. Отсрочка может привести к рискам приостановки поставок, потере контрактов и штрафным санкциям. В итоге такие последствия могут оказаться значительно дороже, чем затраты на внедрение ЭПД и временные организационные сложности, указала она. Предпринимателям важно заранее понять, как сегодня оформляются перевозки внутри компании, готовы ли учетные системы и есть ли у сотрудников инструменты для работы с электронными документами, отмечает лидер сервиса «Транспортный ЭДО» в Точка Банке Олеся Кудинова. По ее словам, следует как можно раньше выстроить коммуникацию и с ключевыми контрагентами по корректному ведению электронной документации.
В то же время в самих правилах нужны небольшие уточнения. Так, необходимо дополнительно прояснить важный практический момент: нужно ли применять ЭПД покупателю, если доставка осуществляется силами поставщика, говорит Наталья Хобракова. В такой ситуации покупатель не является стороной договора перевозки и не участвует в самой перевозке, но при этом остается грузополучателем. Сейчас этот вопрос может трактоваться неоднозначно, что создает риски разной практики применения, заключила она.